Chuyển văn phòng đặt ra cho công ty bạn nhiều thử thách khi phải đảm bảo không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. Với bất cứ quy mô doanh nghiệp nào, bạn cũng phải xem xét sớm một số vấn đề để có thể bắt đầu chuyển văn phòng một cách suôn sẻ.
Bạn cũng cần biết rằng quá trình chuyển văn phòng thường mất nhiều thời gian hơn bạn dự kiến. Vì vậy, Saigon Express đưa ra dưới đây một danh sách các yếu tố quan trọng mà bạn cần kiểm tra và thực hiện, giúp việc lên kế hoạch và quá trình chuyển văn phòng của công ty bạn diễn ra nhanh chóng.
CHUYỂN VĂN PHÒNG CẦN LÀM GÌ?
6 TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Đánh giá quy mô chuyển văn phòng
Bởi tính chất phức tạp trong việc chuyển văn phòng. Bạn chỉ có thể lên kế hoạch sau khi đã xác định được quy mô các nguồn lực cần thiết và các đặc thù trong việc chuyển văn phòng của công ty bạn. Các đặc thù này có thể đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên biệt cho việc đóng gói, sắp xếp đồ đạc, hàng hóa hay yêu cầu sử dụng các phương tiện đặc biệt cho việc di dời và vận chuyển các thiết bị, máy móc trong công ty
Truyền thông nội bộ về việc chuyển văn phòng
Công ty bạn nên thông báo đến toàn bộ nhân viên về việc chuyển văn phòng sớm nhất có thể. Tiếp đó, bạn nên quán triệt những thay đổi sắp tới cho những cá nhân liên quan, những người đứng đầu các bộ phận, giúp họ chủ động chuẩn những thứ cần thiết cho quá trình chuyển văn phòng.
Sao lưu cho mọi thứ trong công ty
Chuyển văn phòng không phải là công việc mà bạn có thể lên kế hoạch một cách qua loa. Để có thể giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển, bạn cần có sự sao lưu cẩn thận và kiểm kê chính xác, đảm bảo không có gì mất mát hay hư hỏng trong quá trình chuyển văn phòng. Trong trường hợp xấu nhất, bạn vẫn có bản sao để thay thế hoặc biên bản kiểm kê để giải quyết sự cố với nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng.
Liên hệ dịch vụ chuyển văn phòng Saigon Express
Sau khi chúng tôi khảo sát trực tiếp, lên phương án vận chuyển và báo giá. Bạn nên nhanh chóng đưa ra quyết định cuối cùng, giúp công ty bạn sớm tính toán mọi chi phí liên quan cho kế hoạch chuyển văn phòng
4 TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Khi chuyển văn phòng, công ty bạn không thể đơn giản chuyển đến văn phòng mới mà không có một kế hoạch rõ ràng. Bạn nên sớm đưa ra một “kế hoạch hành động” chi tiết, chỉ dẫn rõ ràng cho toàn bộ nhân viên, đảm bảo các hoạt động kinh doanh hàng ngày vẫn diễn ra ổn định, và các công việc liên quan đến chuyển văn phòng được triển khai hiệu quả.
Mua sắm đồ đạc mới và triển khai những nâng cấp cần thiết
Rất ít khi cơ sở hạ tầng ở văn phòng hiện tại có thể hoạt động hoàn hảo tại văn phòng mới, nhiều khả năng bạn sẽ cần đầu tư để nâng cấp hoặc bổ sung thêm cho văn phòng mới. Bắt đầu kế hoạch chuyển văn phòng bằng việc xem xét những nâng cấp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong triển khai những công việc tiêu tốn nhiều thời gian khác.
Đặt thuê các dịch vụ tạm thời
Trong trường hợp công ty bạn cần thuê một văn phòng làm việc hay cơ sở vật chất tạm thời trong thời gian chuyển văn phòng, bạn nên đặt thuê ngay từ lúc này. Đối với các doanh nghiệp, vài ngày chậm trễ cũng có thể gây ra những ảnh hưởng lớn.
Lập kế hoạch di chuyển hệ thống điện thoại và internet
Việc lắp đặt các hệ thống này ở quy mô doanh nghiệp có thể mất một lượng thời gian đáng kể, và công ty bạn chắc chắn không muốn hệ thống liên lạc bị ngưng hoạt động một phút nào. Hãy liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại và internet vào lúc này để lên kế hoạch di chuyển các hệ thống này sang văn phòng mới, thời điểm bạn đã xác nhận các chi tiết cụ thể trong kế hoạch chuyển văn phòng.
3 TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Thông báo cho khách hàng về việc chuyển văn phòng
Bạn có thể sử dụng email, điện thoại hay các phương thức khác để truyền thông hiệu quả đến khách hàng về việc thay đổi địa chỉ văn phòng. Bạn càng thông báo sớm cho khách hàng càng tốt, bởi điều này sẽ giúp họ tránh những nhầm lẫn không đáng có.
Chuẩn bị cho việc kiểm kê
Dù cho phần lớn đồ đạc cần được chuyển đi bao gồm chủ yếu là nội thất văn phòng, máy móc thiết bị, hay là hàng hóa trong nhà kho, bạn cần lên một kế hoạch cho việc tháo gỡ, đóng gói, lưu kho, kiểm kê mọi thứ mà bạn dự định chuyển sang văn phòng mới.
Bắt đầu công việc sắp xếp ở văn phòng hiện tại
Sau một thời gian sử dụng, văn phòng của bạn sẽ dễ dàng xuất hiện những đống giấy tờ hỗn độn, máy móc thiết bị, dụng cụ làm việc dư thừa… Hãy bắt đầu sắp xếp những thứ này, và thanh lý bớt nếu có thể.
Bắt đầu tháo gỡ những khu vực hiện không sử dụng
Nếu có bất cứ bàn, ghế, thiết bị hay khu vực nào trong văn phòng hiện không được sử dụng. Hãy bắt đầu tháo gỡ và đóng gói ngay từ lúc này, để giảm tải cho những giai đoạn tiếp theo trong quá trình chuyển văn phòng.
1-2 TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Bắt đầu đóng gói đồ đạc
Đây là lúc nên bắt đầu đóng gói các loại giấy tờ và một số loại thiết bị, bàn ghế làm việc không quan trọng. Công ty bạn có thể tự đóng gói hoặc Saigon Express sẽ đảm nhận công việc này. Đối với các nội thất lớn, chỉ nên tháo gỡ và đóng gói vào sát ngày chuyển văn phòng. Việc di dời những đồ đạc kích thước lớn này đòi hỏi bạn phải dịch chuyển những đồ đạc khác trong văn phòng. Điều này không giúp tiết kiệm thời gian mà ngược lại sẽ gây lãng phí thêm.
Làm thủ tục cắt các dịch vụ điện, nước
Trong một số trường hợp, công ty bạn phải tự làm thủ tục cắt các dịch vụ cơ bản như điện, nước…Vì vậy, hãy chắc chắn hoàn thành công việc này 1-2 tuần trước ngày chuyển văn phòng.
1 NGÀY TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Kiểm tra lại toàn bộ mọi thứ
Bằng cách kiểm tra lại lần nữa, bạn có thể kịp thời phát hiện các vấn đề và tránh được những rắc rối không đáng có vào ngày chuyển văn phòng. Bạn nên thận trọng ở mức cao nhất có thể, bởi các vấn đề phát sinh trong khi chuyển văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty bạn.
